1.000 interesados en 36 horas: cómo filtrar el 97% del ruido y que tu equipo solo hable con quienes van en serio
2026 · Barcelona
Roberto
Olan Partners
El Reto
En Barcelona, publicar un piso en Idealista es abrir una compuerta. En 36 horas pueden llegar más de 1.000 personas interesadas en un solo inmueble. Llamadas, correos, mensajes de WhatsApp, todo al mismo tiempo, todo urgente, todo a mano.
Antes del sistema, una persona se encargaba de gestionar cada contacto individualmente: responder correos, llamar, pedir documentación, coordinar visitas. Un proceso que consumía al menos 4 horas diarias y que, con picos de demanda así, era simplemente insostenible.
El problema no era falta de interesados. Era que el equipo no podía distinguir rápidamente quién iba en serio de quién solo preguntaba por curiosidad.
"Publicábamos un piso y nos ahogábamos en mensajes. Era imposible responder a todos y a la vez saber quién realmente iba a alquilar."
La Solución
Diseñamos un sistema de filtrado inteligente en 6 etapas que combina automatización, inteligencia artificial y gestión humana en el momento justo, sin mecanizar la experiencia.
Interesados
Cuando alguien contacta por Idealista, el sistema responde automáticamente por email, solicita los datos necesarios y centraliza todo en Monday. Ningún contacto se pierde.
Documentación enviada
Solo las personas que envían la documentación solicitada avanzan. De cada 100 interesados, solo 8 llegan aquí. El resto se filtra solo.
Visitas confirmadas
A partir de este punto interviene una persona real para coordinar visitas. De cada 100 interesados iniciales, solo 2,5 llegan a esta etapa. El equipo dedica su tiempo únicamente a quien va en serio.
Mensajes post-visita
Seguimiento estructurado después de la visita: solicitud de documentación adicional y comunicación clara.
Documentación final recibida
Toda la documentación centralizada y verificada antes del paso final.
Firma de contrato
Cierre del proceso con toda la trazabilidad del recorrido del inquilino.
El embudo en números
El equipo solo interviene a partir del 2,46%. Todo lo anterior se gestiona de forma automática con IA, sin perder la experiencia humana cuando realmente importa.
Resultados
- 1.000+ contactos gestionados automáticamente en 36 horas para un solo inmueble
- El 97,5% de los contactos se filtran antes de que intervenga una persona
- Más de 10 horas semanales ahorradas en gestión de contactos
- Respuesta inmediata a cada interesado, sin esperas, sin contactos perdidos
- Toda la información centralizada en Monday: documentación, estado del filtro, historial
- El equipo dedica su tiempo exclusivamente a candidatos cualificados
"Ahora sabemos que si alguien llega a la fase de visita, es porque realmente quiere el piso. Ya no perdemos tiempo con gente que solo pregunta."
Sistema escalable
El sistema se activa y desactiva según la necesidad: cuando hay un piso nuevo, se enciende; cuando se alquila, se apaga. Cada inmueble nuevo puede gestionarse con la misma infraestructura sin trabajo adicional de configuración.
Lo que aprendimos
En un mercado como Barcelona, donde la demanda supera ampliamente la oferta, el problema no es atraer interesados, es no ahogarse con ellos. La clave fue diseñar un sistema donde la IA gestiona el volumen y las personas gestionan las relaciones, cada una en el momento justo.
No se trata de automatizar todo. Se trata de automatizar lo que no necesita criterio humano para que el humano esté donde sí lo necesita.
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