El Reto
El Grupo La Cachapera gestiona varios locales en distintas ciudades. Cada campaña de Navidad significaba lo mismo: alta presión operativa, gestión manual de pedidos, información dispersa entre locales y un equipo desgastado en las fechas más exigentes del año.
Los pedidos se perdían entre mensajes de WhatsApp, Excel y notas a mano. No había forma de planificar la producción con datos reales, ni de saber cuántos pedidos quedaban sin cerrar. El equipo corría más, pero sin control.
“Cada Navidad era lo mismo: el control de la gestión era manual, lo que originaba retrabajos, dificultad en la planificación y nos hacía propensos a cometer errores en la gestión con los clientes. Por primera vez pudimos disfrutar la campaña navideña sabiendo que todo estaba bajo control.”
La Solución
Diseñamos un Sistema de Navidad estructurado que combinó herramientas de control, automatización de procesos clave y flexibilidad operativa, todo adaptado a la realidad del negocio, no al revés.
KPIs en tiempo real
Monto vendido, productos vendidos y evolución diaria de ventas durante toda la campaña.
Recuperación de pedidos
Identificación automática de pedidos incompletos para contactar clientes y cerrar ventas abiertas.
Inventario dinámico
Ajuste de stock en tiempo real según demanda, activando o retirando productos en días pico.
Cobro en línea integrado
Confirmación de pedidos solo tras el pago. Sin pedidos informales, sin interacción manual.
Confirmaciones automáticas
Emails de confirmación con toda la información del pedido. Menos consultas, menos errores.
Verificación de entregas
Sistema de check para marcar cada entrega como completada. Cero errores en el proceso final.
Onboarding y formación del equipo
Incorporación estructurada del personal al nuevo sistema, con formación práctica para que todo el equipo lo adoptara desde el primer día.
Resultados
- Campaña navideña gestionada con total control y previsibilidad
- Más de €11.000 en ventas realizadas durante la campaña navideña
- 20 horas semanales ahorradas en gestión administrativa del equipo
- Cero errores en la entrega de pedidos gracias al sistema de verificación
- Planificación de producción basada en datos reales, no en intuición
- Los clientes pueden realizar sus compras desde casa sin ir al local, con la seguridad y calidad de siempre
- Sistema adaptable a otras líneas de negocio y futuras campañas
Sistema adaptable
Este sistema no es exclusivo de campañas navideñas. Su estructura es flexible y se puede adaptar a otras líneas de negocio, temporadas altas o cualquier operación que requiera control de pedidos, inventario y producción bajo presión.
Lo que aprendimos
El éxito del sistema no dependió solo de la tecnología. Fue la combinación de reglas operativas claras, liderazgo activo desde la Dirección de Operaciones, y un sistema diseñado para la realidad del negocio, no una solución genérica impuesta desde fuera.
La tecnología ordena lo que el equipo ya sabe hacer bien. No reemplaza, potencia.
¿Tu negocio también vive el caos en temporada alta?
En 45 minutos analizamos tu operación y te mostramos cómo un sistema a medida puede transformar tus picos de demanda en procesos controlados.